Se define como un conjunto de tareas y actividades organizadas de manera sistemática, cuya finalidad es contribuir al logro de los objetivos empresariales. En otras palabras, constituyen la estructura fundamental que sustenta las operaciones de una organización.

¿Cuál es la relevancia de estos procesos?

La ausencia de una optimización continua en los procesos de gestión administrativa conlleva el riesgo de que la empresa opere de forma desorganizada, lo cual podría derivar en una disminución de la eficiencia, un despilfarro de recursos y, en el escenario más adverso, en el fracaso de la organización.

Componentes fundamentales que constituyen un proceso de gestión administrativa:

• Planificación: la etapa en la que se define qué se quiere lograr y cómo hacerlo.

• Organización: aquí se asignan los recursos y se establecen los roles.

• Dirección: la fase en la que se lidera al equipo hacia los objetivos.

• Control: monitorización del progreso y ajuste de la estrategia según sea necesario.

Tipos de procesos de gestión administrativa:

• Procesos operativos: Los procesos operativos son las tareas y actividades diarias que mantienen en marcha tu empresa. Esto incluye cosas como la gestión de inventario, la atención al cliente y la ejecución de servicios.
• Procesos tácticos: Mientras que los procesos anteriores corresponden a las operaciones diarias, los procesos tácticos implican una planificación a medio plazo. En este punto, se toman decisiones como la expansión del negocio, la adopción de nuevas tecnologías y la implementación de estrategias de marketing.
• Procesos estratégicos: En una instancia superior se sitúan los procesos estratégicos, los cuales se enfocan en la dirección a largo plazo de la organización. La definición de la visión, misión y los objetivos generales del negocio son responsabilidades inherentes a este tipo de proceso. Estos procesos mantienen una conexión intrínseca; los procesos operativos se alinean con los tácticos, los cuales, a su vez, deben estar sincronizados con los estratégicos para asegurar una gestión coherente.

Elementos del proceso de gestión administrativa: 

• Mecánicos o de estructura: Estos se refieren a los sistemas, procedimientos y políticas que establecen la base de cualquier proceso administrativo. Incluyen la organización jerárquica, la asignación de roles y responsabilidades, y la documentación estándar, como manuales y guías. Su principal objetivo es crear un marco que permita el funcionamiento fluido de todos los demás elementos.
• Operativos: Implican las acciones y decisiones ejecutadas dentro de la estructura mecánica. Constituyen el motor que impulsa los procesos, abarcando la toma de decisiones, la coordinación y la comunicación interna de la organización. La adaptabilidad y la flexibilidad son cruciales, ya que estos elementos deben poder ajustarse a situaciones variables.
• De producción: Son los recursos tangibles empleados en la creación de bienes o servicios, es decir, constituyen los gastos operativos, que comprenden desde las materias primas hasta la tecnología y el equipo utilizados en la producción. Por ejemplo, incluyen: transporte, inventarios, canales de distribución, puntos de venta físicos o en línea, etc. La eficiencia en la utilización de estos es crucial para la rentabilidad y la competitividad de una empresa.
• Humanos: El recurso más valioso de cualquier organización es su capital humano. Los elementos humanos, que abarcan el talento, las habilidades y la cultura organizacional, deben gestionarse eficazmente mediante la formación, el desarrollo y la retención para asegurar el éxito a largo plazo. En este sentido, es fundamental garantizar una motivación adecuada y una comunicación fluida entre todas las áreas para abordar las dificultades de manera efectiva.
• De información: La información constituye el elemento cohesionador de los demás componentes. Esto abarca los datos compilados, las métricas de rendimiento y la retroalimentación. La gestión eficaz de la información posibilita una toma de decisiones más fundamentada y una adaptación más ágil a las fluctuaciones del entorno empresarial.

¿Para qué sirven los procesos de gestión administrativa? 

• Mejora de la eficiencia: Establecer un marco de procesos de gestión administrativa no solo optimiza las operaciones, sino que también puede generar una reducción de costos. Es posible identificar áreas de despilfarro de recursos y abordar estas problemáticas para alcanzar la rentabilidad empresarial. La implementación de un proceso de gestión de inventario bien definido permite evitar el sobre almacenamiento y los costos asociados.
• Control y supervisión: Un sistema sólido, además de mejorar la eficiencia, facilita el control y supervisión. 
• Simplifica la toma de decisiones: La información representa poder, y los procesos de gestión administrativa eficaces proporcionan una gran cantidad de datos útiles. De esta manera, las decisiones no se basan en suposiciones o intuiciones, sino en información concreta.
• Mejor planificación: Una vez establecidos los objetivos a alcanzar y las estrategias a emplear, resulta más sencillo definir las actividades a realizar, así como los plazos y tiempos que cada departamento de la empresa deberá cumplir.  La planificación es fundamental para obtener una perspectiva precisa del comportamiento del negocio y para poder monitorear las acciones destinadas a lograr las metas.

Cómo implementar procesos de gestión administrativa en tu empresa

1. Evaluación del estado actual

Antes de implementar modificaciones, resulta fundamental comprender la situación actual. Llevar a cabo un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) con el fin de obtener una perspectiva clara del estado actual de la empresa y sus procesos administrativos.

2. Planificación

Una vez comprendido su punto de partida, puede iniciar la planificación. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo, además  cómo los procesos de gestión administrativa pueden contribuir a su consecución.

3. Desarrollo y documentación

Es crucial documentar cada paso, tarea y responsabilidad para que todos en la empresa puedan entender y seguir los nuevos procesos.

4. Implementación

Una vez que los procesos han sido desarrollados y documentados, el siguiente paso es su implementación. Esto puede implicar la capacitación del personal o incluso la adopción de nuevas herramientas tecnológicas, como las tarjetas empresariales.

5. Monitoreo y ajustes

Una vez implementados, resulta esencial supervisar el funcionamiento de los nuevos procesos.

• Automatización de procesos

Frecuentemente, estos sistemas incluyen software que facilita la automatización de procesos administrativos. Por ejemplo, en lugar de dedicar horas a la aprobación manual de gastos o cuentas, estas tareas pueden configurarse para ejecutarse automáticamente, permitiendo que el equipo se concentre en actividades que realmente exigen su atención y habilidades.

• Mayor control y seguridad

La seguridad y el control constituyen dos de las principales preocupaciones en cualquier proceso administrativo. Este nivel de control minimiza el riesgo de fraude y asegura la utilización efectiva de los recursos.

• Fomento de la responsabilidad

La responsabilidad es una virtud que toda empresa busca fomentar en su equipo. Al asignar este tipo de soluciones individuales a los miembros del equipo, cada uno asume la responsabilidad directa de sus gastos. Esto no solo promueve la responsabilidad financiera, sino que también facilita el seguimiento y la aprobación de gastos, ya que cada transacción está vinculada a un individuo específico. Comprender y optimizar los procesos de gestión administrativa es fundamental para cualquier empresa, ya que no solo mejora la eficiencia y la productividad, sino que también incide directamente en su rentabilidad y competitividad.