Es una estrategia de gestión del tiempo que se fundamenta en la asignación de bloques de tiempo preestablecidos, con el propósito de alcanzar objetivos definidos. Su aplicación busca incrementar la productividad y mitigar la procrastinación, entendida como la postergación deliberada de tareas importantes pendientes, a pesar de contar con la oportunidad de ejecutarlas. 

Pasos detallados para su implementación diaria:

1.Identificar las tareas a realizar.

Objetivo: Enumerar exhaustivamente todas las tareas o proyectos pendientes.

• Dedicar unos minutos a anotar todas las tareas pendientes. En esta fase, no se preocupe por el orden o la importancia; simplemente, asegúrese de incluir todas las actividades necesarias.
• Clasificar las tareas en categorías como laborales, académicas, domésticas, actividades personales, entre otras. Esto le proporcionará una perspectiva más clara de sus responsabilidades.

2. Asignación de prioridades.

Objetivo: Determinar la relevancia y la premura de cada tarea para concentrarse en lo verdaderamente esencial.

Método Eisenhower: Utilizar la matriz de Eisenhower para clasificar las tareas en cuatro cuadrantes:

• Urgente e importante: Tareas que deben ejecutarse de inmediato.
• Importante pero no urgente: Deberes cuya realización puede planificarse para un momento posterior.
• Urgente pero no importante: Acciones que pueden ser delegadas.
• No urgente ni importante: Actividades que pueden eliminarse o posponerse indefinidamente.

Evaluación personal: Reflexione sobre el impacto de cada tarea en sus objetivos a largo plazo y determine su prioridad en consecuencia.

3. Establecer timeboxes.

Meta: Asignar periodos de tiempo específicos para cada tarea.

• Definir Duración: Determine la duración necesaria para cada tarea. Los bloques de tiempo pueden ser de 15, 30 minutos, una hora, etc. Adapte la duración según la complejidad y el tamaño de la tarea.

• Programación: Utilice un calendario o una aplicación de gestión del tiempo para asignar bloques de tiempo específicos a cada tarea. Asegúrese de incluir breves descansos entre los bloques para evitar el agotamiento.

4. Cumplir con el tiempo establecido.

Propósito: Limitar el tiempo dedicado a cada tarea.

• Enfoque total: Durante el período de tiempo asignado, concéntrese exclusivamente en la tarea definida. Evite distracciones como correos electrónicos, redes sociales y otras interrupciones.

• La implementación de temporizadores o alarmas es fundamental para señalar el inicio y la conclusión de cada segmento de tiempo, lo que facilita el mantenimiento del ritmo y el cumplimiento de los plazos establecidos.

5. Revisión y adaptación.

Meta: Evaluar los logros alcanzados y ajustar los timeboxes futuros según sea necesario.

• Reflexionar: Al finalizar cada bloque de tiempo, tómese un momento para pensar sobre su avance. Evalúe si la tarea fue completada, si requiere más tiempo o si surgieron interrupciones que deban prevenirse a futuro.

• Ajuste: En caso de no haber completado la tarea, asigne un nuevo bloque de tiempo para su continuación. Modifique la duración de los futuros bloques de tiempo si determina que requiere más o menos tiempo del estimado inicialmente.

• Retroalimentación continua: Considere llevar un registro de timeboxing donde documente sus observaciones y ajustes. Esto le permitirá optimizar su técnica progresivamente.

El timeboxing, mediante estos pasos, optimizará la gestión del tiempo, aumentará la productividad y facilitará el logro eficiente de objetivos.

Daniel Ponce de León (Mgtr. Adm. Estratégica en Negocios, Consultor de Empresas. Docente.)